GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DPRD

GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DPRD

 

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kediri dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 tahun  2008  Sebagai implementasi Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah. Sedangkan Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD dituangakan dalam keputusan Bupati Kediri Nomor 34 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD.

Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Kediri sebagaimana tertuang dalam Keputusan  Bupati Kediri tersebut meliputi tugas:  menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, adminisdtrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai  dengan kemampuan keuangan daerah. Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut diatas Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi: administrasi kesekretariatan DPRD, administrasi keuangan DPRD, penyelenggaraan rapat-rapat DPRD, menyelenggarakan dokumentasi, publikasi dan informasi DPRD, menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD serta tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pimpinan tertinggi dilembaga Sekretariat Kabupaten Kediri dijabat seorang Sekretaris yang mengemban tugas dan fungsi menejerial, sedangkan tugas tehnis dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum, dan  Keuangan, Kepala Bagian Persidangan, dan Kepala Bagian Perundang-undangan dan Hubungan Masyarakat. Sebagai supervisior dan dibawah Kepala Bagian masih ada Kepala Sub Bagian (Kasubag), yaitu Kabag Umum dan Keuangan membawai Kasubag Tata Usaha (TU), Kasubag Rumah Tangga (RT), Kasubag Keuangan, Kepala Bagian Persidangan  membawai Kasubag Rapat, Kasubag Risalah, Kasubag Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif, sedangkan Kabag. Perundang-Undangan dan Hubungan Masyarakat membawahi Kasubag. Kajian Perundang-Undangan, Kasubag Publikasi dan Hubungan Masyarakat, Kasubag Perpustakaan dan Dokumentasi, dan para staf mempunyai tugas membantu secara tehnis tugas-tugas Kepala Bagian.

 

B.  TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN

Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas :

Ø  Melaksanakan urusan penyediaan fasilitas DPRD dan Sekretariat DPRD, Tata Usaha, Kepegawaian, Rumah tangga dan Keuangan.

Bagian Umum dan Keuangan Mempunyai Fungsi :

1. Pelaksanaan Perumusan kebijakan umum dan keuangan;
2. Penyusunan perencanaan program umum dan keuangan;
3. Pelaksanaan urusan Tata Usaha Pimpinan, Anggota, dan Sekretariat DPRD;
4. Pelaksanaan urusan Rumah Tangga Sekretariat DPRD;
5. Pelaksanaan urusan pemeliharaan gedung , prasarana dan kendaraan dinas.
6. Pelaksanaan Administrasi Keuangan Pimpinan dan Anggota serta Sekretariat DPRD;
7. Pengkoordinasian penyiapan bahan penyusunan Anggaran Belanja DPRD dan Sekretariat DPRD;
8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan;
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan  oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan peraturan Perundang-Undangan.

1.1    SUB BAGIAN TATA USAHA

         Mempunyai Tugas :

Melakukan Tata Usaha Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD serta Kepegawaian Sekretariat DPRD;

Fungsi Sub. Bagian Tata Usaha :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan Tata Usaha
2. Penyiapan bahan penyusunan rencanaan program Tata Usaha;
3. Penyiapan bahan dan pelaksanaan urusan Tata Usaha Pimpinan , Sekretariat DPRD, Penggandaan Naskah Dinas, dan Pengarsipan;
4. Penyiapan bahan dan pelaksanaan urusan surat menyurat untuk dan dari Pimpinan, Anggota dan Sekretaris DPRD;
5. Pengurusan, Pengaturan dan Pengendaliuan tamu-tamu Pimpinan dan Sekretaris DPRD serta penerimaan pengaduan masyarakat;
6. Penyiapan bahan pemberian pelayanan teknis adminitratif kepada Pimpinan DPRD;
7. Penyiapan Bahan pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian, pembinaan disiplin , pengembangan karir dan peningkatan kesejahteraan Sekretariat DPRD;
8. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Tata Usaha;
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan.

 1.2    SUB. BAGIAN RUMAH TANGGA

Mempunyai Tugas :

Melakukan penyediaan fasilitas DPRD dan urusan rumah tangga Sekretariat DPRD

Fungsi Sub.Bagian Rumah Tangga :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan rumah tangga;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan program Rumah Tangga;
3. Penyiapan fasilitas rapat-rapat, peninjauan/kunjungan dan pertemuan DPRD, alat kelengkapan DPRD, fraksi-fraksi dan rapat dinas Sekretariat DPRD baik tempat, peralatan maupun logistik;
4. Pemeliharaan kantor /gedung DPRD, rumah jabatan, rumah dinas dan kelengkapan lainnya;
5. Penyimpanan bahan perencanaan , pengadaan dan pengurusan penyediaan kebutuhan perlengkapan materiil(barang inventaris);
6. Pemeliharaan keamanan dan ketertiban kantor/gedung beserta lingkungannya, rumah jabatan dan rumah dinas;
7. Perbaikan dan pemeliharaan kendaraan dinas dan barang-barang inventaris kantor lainnya;
8. Penyiapan pelaksanaan inventarisasi, pemeliharaan data inventaris, penilaian dan pelaporan;
9. Penyiapan penerimaan, pengendalian dan pengarahan tamu-tamu, delegasi masyarakat dan unjuk rasa;
10. Penyiapan bahan dan pengaturan serta pengurusan perjalan dinas Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD;
11. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Rumah Tangga;
12. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan sesuai dengan peraturan Perundang-Undangan.

             SUB. BAGIAN KEUANGAN

Mempunyai Tugas :

Melakukan urusan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD.

Fungsi Sub Bagian Keuangan :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan keuangan;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan program keuangan;
3. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran belanja DPRD dan Sekrtariat DPRD;
4. Penyiapan bahan penyusunan, perhitungan dan perubahan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD;
5. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pembukuan  keuangan;
6. Penyiapan bahan dan penyusunan laporan keuangan;
7. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pembayaran keuangan;
8. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pemeriksaan surat pertanggung jawaban (SPJ) keuangan dan pemeliharaan bukti-bukti pengeluaran keuangan;
9. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan keuangan;
10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan sesuai dengan peraturan Peruandang-Undangan.

       2. BAGIAN PERSIDANGAN

Bagian Persidangan mempunyai tugas :

- Melaksanakan urusan persidangan, rapat-rapat dan pertemuan-pertemuan DPRD, alat kelengkapan DPRD, fraksi, administrasi keanggotaan,peningkatan kapasitas DPRD, pembuatan risalah rapat, catatan singkat rapat, pengaturan penerimaan delegasi dewan dan delegasi masyarakat, serta menyiapakan bahn kajian anggaran, pengawasan dan memfasilitasi kerjasama antara daerah/lembaga/pihak lainnya serta penyediaan tenaga ahli.

Bagian Persidangan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan perumusan kebijakan Persidangan;
2. Penyusunan perencanaan program Persidangan;
3. Penyiapan rencana kegiatan persidangan DPRD dan peninjauan/ kunjungan DPRD serta pertemuan dengan masyarakat atau dengan pemerintah;
4. Penyiapan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD baik administrasi keuangan DPRD;
5. Penyiapan bahan peresmian , penggantian dan administrasi keanggotaan DPRD;
6. Pengkoordinasian pembuatan catatan dan risalah rapat-rapat yang diadakan oleh DPRD;
7. Pengaturan kelancaran penerimaan delegasi DPRD dan masyarakat;
8. Pengkoordinasian penyiapan bahan kajian fungsi anggaran dan pengawasan legislatif;
9. Penyiapan fasilitasi dan koordinasi kerjasama antara daerah/lembaga /pihak lainnya, serta penyediaan tenaga ahli;
10. Pelaksanaan monitoring , evaluasi dan pelaporan kegiatan Persidangan;
11. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan.

 2.1   SUB BAGIAN RAPAT

Sub. Bagian Rapat Mempunyai Tugas :

Melaksanakan penyiapan bahan dan urusan kegiatan rapat, penyerapan aspirasi masyarakat dan peninjauan /kunjungan DPRD.

Fungsi Sub Bagian Rapat :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan Rapat;
2. Penyipan bahan penyusunan perencanaan program Rapat;
3. Penyiapan bahan pelaksanaan perencanaan rapat-rapat DPRD dan alat kelangkapan DPRD , penyerapan aspirasi masyarakat, peninjauan / kunjungan kerja serta pertemuan;
4. Penyiapan bahan penyusunan program kerja DPRD, Pimpinan DPRD, Komisi-komisi dan kepanitiaan/badan;
5. Pemberian pelayanan teknis administrative kepada komisi-komisi dan kepanitiaan / badan serta fraksi;
6. Penyiapan bahan koordinasi dengan lembaga-lembaga pemerintah atau lembaga non pemerintah terkait, mengenai penyelenggaraan kegiatandan penyampaian tindak lanjut hasil kerja DPRD dan alat kelengkapan DPRD;
7. Penyiapan pengaturan kelancaran kegiatan penerimaan tamu, kunjungan delegasi DPRD dan delegasi masyarakat serta perwakilan unjuk rasa;
8. Penyiapan bahan pelaksanaan pemungutan suara dalam pengambilan keputusan DPRD;
9. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring , evaluasi dan pelaporan kegiatan rapat;
10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan sesuai dengan peraturan Peruandang-Undangan.

2.2   SUB BAGIAN RISALAH

Sub Bagian Risalah mempunyai tugas :

Melakukan penyiapan bahan pembuatan risalah dan catatan singkat rapat-rapat DPRD serta menyelenggarakan administrasi keanggotaan DPRD.

Fungsi Sub Bagian Risalah :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan Risalah;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan program Risalah;
3. Penyiapan bahan dan pembuatan risalah rapat-rapat paripurna DPRD;
4. Penyiapan bahan dan pembuatan catatan singkat rapat alat-alat kelengkapan DPRD;
5. Penyiapan bahan peresmian , penggantian dan pelaksanaan keanggotaan DPRD;
6. Penyiapan bahan koordiasi isi risalah;
7. Pelaksanaan dokumentasi kegiatan dan hasil-hasil persidangan DPRD;
8. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan risalah;
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan sesuai dengan peraturan Peruandang-Undangan.

2.3   SUB BAGIAN FASILITASI ANGGARAN DAN PENGAWASAN LEGISLATIF

Sub Bagian Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif  mempunyai tugas :

Melakukan menyiapakan bahan kajian anggaran, pengawasan dan memfasilitasi peningkatan kapasitas anggota DPRD serta kerjasama antar daerah/lembaga /pihak lainnya dan penyediaan tenaga ahli.

Fungsi Sub. Bagian Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif  :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan pogram Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif;
3. Penyimpan bahan kajian dalam rangka fungsi anggaran DPRD;
4. Penyiapan bahan kajian dalam rangka fungsi pengawasan legislatif;
5. Penyiapan bahan dan pengordinasian peningkatan kapasitas anggota DPRD;
6. Penyiapan bahan fasilitasi dan koordinasi kerjasama antar daerah/lembaga/pihak lainnya;
7. Penyediaan bahan koordinasi dan perencanaan penyediaan tenaga ahli;
8. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif;
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

 

3. BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

Bagian Perundang-Undangan dan Hubungan Masyarakat mempunyai tugas:

Ø  Melaksanakan kajian dan dokumentasi peraturan perundang-undangan , pengolahan informasi, publikasi dan hubungan masyarakat serta pengelolaan perpustakaan dan pelaksanaan protokoler.

Fungsi Bagian Perundang-Undangan dan Hubungan Masyarakat adalah :

1. Pelaksanaan perumusan kebijakan Perundang-undangan dan Humas;
2. Penyusunan perencanaan program Perundang-Undangan dan Humas;
3. Pemberian bantuan teknis dalam penelitian dan pengkajian produk hokum DPRD;
4. Pemberian bantuan teknis dalam penelitian dan pengkajian produk hukum yang lebih tinggi terkait dengan tugas DPRD;
5. Pemberian bantuan teknis dalam pengajuan telaah kepada pimpinan tentang hasil kajian produk hukum;
6. Pengkoordinasian penyiapan bahan rancangan produk hukum DPRD dan rancangan Peraturan Daerah usul prakasa;
7. Pengkoordinasian penyiapan bahan dalam rangka pembahasan Rancangan Peraturan Daerah dan produk hukum DPRD lainnya serta penetapannya;
8. Pemberian bantuan teknis dalam pencatatan, pengkajian dan perkembangan pembahasan setiap rancangan Peraturan Daerah serta produk hukum DPRD;
9. Pelaksanaan kegiatan dokumentasi  hukum;
10. Pelaksanaan pengelolaan perpustakaan untuk mendukung fungsi dan tugas DPRD;
11. Pelaksanaan publikasi dan informasi produk hukum DPRD, kegiatan-kegiatan dan hasil kerja DPRD;
12. Pelaksanaan pelayanan protokoler;
13. Pelaksanaan kerjasama dengan media massa;
14. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Perundang-undangan dan humas;
15. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan perundang-undangan.

3.1.   SUB BAGIAN KAJIAN PERUNDANG-UNDANGAN

Sub Bagian Kajian Perundang-Undangan mempunyai tugas :

Melakukan penyiapan bahan kajian peraturan perundang-undangan dan penerapan hasil kajian Peraturan Perundang-undangan dan Produk hukum daerah dan Produk hukum DPRD.

Fungsi Sub Bagian Kajian Perundang-Undangan mempunyai adalah :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan Kajian Perundang-undangan;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan program publikasi dan humas;
3. Penyiapan bahan penelitian dan pengkajian produk hukum yang lebih tinggi terkait dengan tugas DPRD, produk hukum daerah serta produk hukum DPRD;
4. Penyimpan bahan dan penyusun telaah hasil kajian produk hukum kepada pimpinan;
5. Penyiapan bahan dalam rangka pembahasan Rancangan peraturan Daerah dan produk hukum DPRD serta penetapannya;
6. Penyiapan bahan dan pencatatan, pengkajian,perkembangan , pembahsan Rancangan Peraturan Daerah serta Produk Hukum DPRD;
7. Penyiapan bahan penyusunan rancangan produk hukum DPRD dan rancangan Peraturan Daerah usul prakarsa;
8. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan kajian Perundang-undangan;
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-undangan dan Humas sesuai dengan peraturan perundang-undangan

3.2.   SUB BAGIAN PUBLIKASI DAN HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)

Sub Bagian Publikasi dan Hubungan Masyarakat (HUMAS) mempunyai tugas :

Melakukan penyiapan publikasi kegiatan DPRD, Produk-produk DPRD dan Hubungan Masyarakat (Humas)

Fungsi Sub Bagian Publikasi dan Hubungan Masyarakat (HUMAS) adalah :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan publikasi dan Humas;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan program publikasi dan Humas;
3. Penyiapan bahan publikasi kegiatan DPRD dan produk-produk DPRD secara periodik dan berkala;
4. Penyiapan bahan publikasi Raperda usul prakasa DPRD;
5. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pengumpulan, pengolahan berita yang berkaitan dengan kegiatan DPRD;
6. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pengelolaan informasi dan jaringan informasi;
7. Penyiapan bahan kerjasama dengan media;
8. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pengaturan kegiatan protokoler;
9. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring , evaluasi dan pelaporan kegiatan Publikasi dan humas;
10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-undangan dan Humas sesuai dengan peraturan perundang-undangan

3.3.   SUB BAGIAN PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI

            Sub Bagian Perpustakaan dan Dokumentasi mempunyai tugas :

Melakukan pengelolaan perpustakaan dan penyimpan Dokumentasi Peraturan Perundang-undangan serta Produk DPRD.

fungsi Sub Bagian Perpustakaan dan Dokumentasi adalah:

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan perpustakaan dan dokumentasi;
2. Penyiapan bahan penyusunan perencanaan program perpustakaan dan dokumentasi;
3. Penyiapan bahan dan pengelolaan perpustakaan untuk mendukung fungsi serta tugas DPRD dan Sekretariat DPRD;
4. Penyiapan bahan dan inventarisasi dokumentasi Perundang-undangan dan produk DPRD;
5. Penyiapan bahan dan pelaksanaan pengelolaan dokumentasi dan jaringan informasi perpustakaan;
6. Penyiapan bahan pelaksanaan monitoring , evaluasi dan pelaporan kegiatan Perpustakaan dan  dokumentasi;
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-undangan dan Humas sesuai dengan peraturan perundang-undangan

C.  STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Kediri terdiri dari :

1.   Sekretaris DPRD;

2.   Bagian Umum dan Keuangan yang membawahi :

     a. Sub Bagian Tata Usaha;

     b. Sub Bagian Keuangan;

     c. Sub Bagian Rumah Tangga;

3.   Bagian Persidangan yang membawahi :

     a. Sub Bagian Rapat;

     b. Sub Bagian Risalah;

     c. Sub Bagian Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan Legislatif 

4.   Bagian Perundang-Undangan dan Hubungan Masyarakat membawai:

     a. Sub Bagian Kajian Perundang-Undangan;

     b. Sub Bagian Publikasi dan Hubungan Masyarakat;

     c. Sub Bagian Perpustakaan dan Dokumentasi.

 

D.  BAGAN  ORGANISASI

 

 

 

 

E.   VISI DAN MISI

       Perumusan Visi dan Misi Sekretariat DPRD mengacu pada Visi dan Misi Kabupaten Kediri.

       Visi merupakan cara pandang jauh kedepan yang merefleksikan cita-cita, yakni hendak menjadi apakah Sekretariat DPRD dimasa depan dan sekaligus menentukan arah perjalanan lembaga ini.

       Visi Sekretariat DPRD Kabupaten Kediri adalah :

“TERWUJUDNYA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KEDIRI MAMPU MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA TERHADAP DPRD DALAM MENJALANKAN  TUPOKSI”

 

Adapun  Misi  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Kediri  adalah      :

1. Memberdayakan tenaga yang mampu melayani secara profesional dan independen dengan meningkatkan SDM dan disiplin aparatur;
2. Mendorong terciptanya akuntabilitas guna menjamin terwujudnya tingkat kinerja yang optimal;
3. Meningkatkan sarana dan prasarana sebagai penunjang kegiatan;
4. Memfasilitasi penyelesaian kasus pengaduan masyarakat oleh DPRD.